Der Zugriff auf Daten zu jeder Zeit und von jedem Ort wird in der modernen Arbeitswelt immer wichtiger. Der unkomplizierte Datenaustausch innerhalb eines Teams beschleunigt Arbeitsabläufe und macht sie transparent. Hosted-Exchange ist eine cloudbasierte Lösung der Datenverwaltung, deren Administration aus dem Unternehmen ausgelagert ist. Um das Datenmanagement und die Datensicherheit kümmert sich ausschließlich das Hosting-Unternehmen. Diese Entlastung ist für viele Betriebe sehr attraktiv, da sie eine Reihe von Vorteilen mit sich bringt und interne Abläufe erleichtert.
Was ist Hosted Exchange?
Hosted Exchange auf Basis von Microsoft dient zur Speicherung, Verwaltung und zum Abruf von Daten und ermöglicht die Auslagerung des Datenmanagements aus einem Betrieb. E-Mails, Terminkalender, Kontakte und Angaben zur Aufgabenerledigung sind beim Hosting-Anbieter zentral auf einem Server gespeichert und für Befugte jederzeit abrufbar. Die Datensicherheit ist über einen exklusiven Internetzugang nur für Angehörige des Betriebs gewährleistet. Ein Zugriff ist von jedem Ort über eine Vielzahl von Geräten möglich.
Hosted-Exchange ist eine professionelle E-Maillösung zur zentralen Ablage und Verwaltung von E-Mails. Der elektronische Schriftverkehr ist hier nicht auf einem eigenen E-Mail-Server gespeichert, sondern die Postfächer liegen auf dem externen Server des Providers. Die cloudbasierte Datenverwaltung bietet als Optimierung und Erweiterung des herkömmlichen Outlooks einfachere Möglichkeiten des Datenaustausches. Ein Verschicken von Nachrichten an jeweilige Adressaten ist nicht mehr notwendig. Über den Outlook Web Access OWA, einem Webmail-Dienst, der eine Verbindung zum Exchange Server aufbaut, haben die Mitarbeiter auch außerhalb des Büros und der regulären Arbeitszeiten Zugang zu Nachrichten, Terminen, Kontakten und weiteren wichtigen Informationen.
Welche Vorteile bietet die zeitgemäße Variante des Datenmanagements?
Viele Unternehmen entscheiden sich für die Hosted-Exchange-Lösung, um sich damit eine Reihe von überzeugenden Vorteilen zu sichern. Dazu gehören insbesondere:
- Platzsparende Lösung für die Datenverwaltung
Nutzt ein Unternehmen den Server eines Providers für die Speicherung der Daten, wird damit die Anschaffung eigener Server entbehrlich, die regelmäßiger Wartung bedürfen und Platz beanspruchen. Gerade für kleinere Betriebe kann dies ein wesentlicher Faktor sein, sich für die Hosted-Exchange-Variante zu entscheiden. - Abgabe der Verantwortung für die Datenverwaltung und Datensicherheit
Unternehmen ersparen sich eigenes IT-Fachpersonal, das die Verwaltung der Daten gewährleistet sowie Vorgaben der Datensicherheit umsetzt und überwacht. Diese Arbeiten übernimmt der Provider, auf dessen Server die sensiblen Firmendaten gehostet sind. Erhöht sich der Bedarf an Serverkapazität, kann die Unternehmensleitung dies flexibel mit dem Provider regeln. - Nutzung eines IT-Services mit planbaren Kosten
Meist fällt für die Nutzung der Hosted-Exchange-Lösung eine monatliche Gebühr an, die nach dem gebuchten Speicherplatzvolumens gestaffelt ist. Diese Fixkosten sind kalkulierbar und in der Regel deutlich niedriger, als selbst Investitionen für eine entsprechende Hardwareausstattung und deren Wartung und Reparatur zu tätigen. - Erhöhung der Transparenz und Erleichterung der Teamarbeit
Die zentrale Datenverwaltung ermöglicht es sämtlichen Betriebsangehörigen mit einer entsprechenden Zugriffsbefugnis, sich leicht untereinander zu vernetzen. Ein Zugriff auf E-Mails, Termine und Notizen ist jedem einzeln oder allen gemeinschaftlich möglich. Die Groupware stellt ein gemeinsames Arbeiten an Projekten sicher. - Erleichterungen in Vertretungsfällen
Zugriffsrechte auf Kalender lassen sich leicht einrichten und auch wieder löschen. So gelingt es im Falle einer Vertretung, schnell den nötigen Überblick zu erhalten und sich auf anstehende Arbeiten vorzubereiten. - Tägliche Datensicherung
Eine laufende Sicherung der Daten und E-Mails sowie eine ständige Aktualisierung des Spam- und Virenschutzes sind im Hosted-Exchange-Angebot enthalten. Komfortabel ist, dass ein Unternehmen, dass den Service nutzt, selbst von diesen aufwendigen Aufgaben entlastet ist.
Für wen sich die professionelle E-Maillösung am besten eignet
Für Betriebe, in denen Teamarbeit, der blitzschnelle Austausch sowie die jederzeitige Verfügbarkeit von Information einen hohen Stellenwert haben, lohnt sich das Hosting von E-Mails und wichtigen betriebsinternen Daten auf einem externen Server. Sicherungsmechanismen gegen Datenverlust und Serverausfälle, beispielsweise durch Georedundanz, erhöhen den Komfort der Nutzung des Hosted-Exchange-Systems. Da sich das Unternehmen selbst den hohen zeitlichen, personellen und materiellen Aufwand der Datenadministration erspart, verbleibt mehr Spielraum für die Erledigung der Kernaufgaben des täglichen Business. Zudem steigern die praktischen Funktionen der zeitgemäßen Form der Datenverwaltung und der professionellen E-Mail Verwaltung die Effizienz der betrieblichen Abläufe.
Sowohl kleine, mittelständische als auch große Unternehmen wissen die Vorteile und Erleichterungen zu schätzen, die sich aus der neuen Form der Datenspeicherung ergeben. Neben der Steigerung der Effizienz und der Beschleunigung einzelner Arbeitsabläufe ist bei Mitarbeitern oft eine erhöhte Arbeitszufriedenheit festzustellen, wenn Hosted-Exchange-Dienste verfügbar sind. Als angenehm empfinden die Betriebsangehörigen unter anderem, dass die synchronisierten Daten auf mobilen Endgeräten, dem PC oder Mac und auch per Webmail über den Browser überall abrufbar sind. Das Arbeiten im Homeoffice oder ortsunabhängig wird dadurch erleichtert und flexibilisiert.
Die professionelle E-Mail-Lösung mit komfortablem Datenabruf ist zwar vorrangig für die betriebliche Nutzung konzipiert, doch einige ihrer Vorzüge sprechen durchaus für einen Einsatz im privaten Bereich. Bessere Spam-Filter bieten einen erhöhten Schutz vor unerwünschten Nachrichten und Phishing. Funktionen, wie Abwesenheitsnotizen im E-Mail-Postfach oder das Einstellen wichtiger Termine sind auch für die private Nutzung des Hosted-Exchange-Services sehr wertvoll. Private Nutzer profitieren ebenso von der Synchronisation des Postfachs und Terminkalenders auf andere Geräte.
Benötigen Sie ausführliche Informationen zum Hosted-Exchange-Service? Dann nehmen Sie gleich zu uns Kontakt auf und lassen Sie sich beraten. Wir finden mit Ihnen gemeinsam die geeignete Lösung für Ihr Unternehmen.
